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I. CHAMP D’APPLICATION
Les présentes conditions générales sont d’application sur toutes les relations professionnelles entre le professionnel et le client. Toute dérogation doit être acceptée expressément et par écrit par les deux parties. En cas de contradiction entre le contenu des présentes conditions générales et la lettre de mission, la lettre de mission prime. Conformément au droit commun, la responsabilité du professionnel ne peut être recherchée que pour des missions dont il est démontré qu’elles ont été acceptées par lui.
II. CONCLUSION DU CONTRAT
À défaut de clause contraire dans la lettre de mission, la convention est conclue et prend effet :
− soit au moment où le professionnel réceptionne la lettre de mission, signée par le client, et la contresigne à son tour ;
− soit au moment où le professionnel commence à exécuter la mission, à la demande du client, lorsque cette exécution débute à un moment antérieur.
Lorsque le professionnel n’a pas encore réceptionné la lettre de mission signée par le client, toutes les relations professionnelles entre les parties sont dans tous les cas soumises aux présentes conditions générales et à la lettre de mission, dès lors et pour autant que ces documents contractuels aient été remis au client, soit par courrier, soit par fax, soit par courrier électronique, soit en mains propres contre accusé de réception.
III. DURÉE ET RÉSILIATION DE LA CONVENTION
3.1. Missions récurrentes
3.1.1. Définition
Par « mission récurrente », on entend : mission constituée de prestations successives de même nature qui doivent être exécutées dans des délais connus au préalable.
3.1.2. Durée et fin du contrat
Sauf lorsqu’un délai est précisé dans la lettre de mission, la convention pour une mission récurrente est censée être conclue pour une durée indéterminée.
Les deux parties peuvent y mettre fin à tout moment, aux conditions suivantes :
− la résiliation doit être notifiée à l’autre partie par courrier recommandé ;
− un délai de préavis de trois mois doit être respecté.
Ce délai peut, au choix du client s’il est l’auteur du préavis, être remplacé par une indemnité forfaitaire de rupture égale à 25 % des honoraires correspondant aux prestations habituellement réalisées par le professionnel pour un exercice comptable complet* ou, le cas échéant, une année calendrier. Durant la période de préavis, les prescriptions de la lettre de mission et les présentes conditions générales restent en vigueur.
Un contrat distinct peut être conclu pour des prestations qui seront fournies après la fin de la convention, mais qui ont trait à la période durant laquelle la convention était encore en vigueur.
3.2. Missions non récurrentes
3.2.1. Définition
Les missions qui ne satisfont pas à la définition visée au point 3.1.1. sont considérées comme des missions non récurrentes.
3.2.2. Durée et fin de la convention
Sauf preuve contraire, la convention portant sur une mission non récurrente est censée être conclue pour une durée déterminée. ElIe se termine par l’exécution de la mission et, si ceci est d’application au vu de la nature de la mission, par la livraison des prestations convenues. En application de l’article 1794 C. civ. et, le cas échéant, par dérogation à l’article 2004 C. civ., le client a le droit de mettre fin à la convention de manière anticipée, moyennant paiement au professionnel :
− des frais et honoraires correspondant aux travaux déjà réalisés ;
− de tout ce que le professionnel aurait pu gagner en cas d’exécution de la mission.
Cette indemnité est calculée sur base réelle, avec un minimum de 25 % des honoraires qui auraient été dus en cas d’exécution intégrale de la mission.
3.3 Suivi
À la fin de la convention, tous les livres et documents, propriété du client, sont mis à sa disposition ou à celle de son mandataire.
IV. CESSATION IMMÉDIATE POUR RAISON(S) DÉTERMINÉE(S)
4.1. Dans tous les cas, le professionnel peut mettre fin à tout moment à la convention sans délai de préavis et sans indemnité, lorsque des raisons rendent la poursuite de la collaboration professionnelle impossible, telles que :
− des circonstances mettant en péril l’indépendance du professionnel ;
− des circonstances rendant impossible l’exécution de la mission, conformément aux normes professionnelles et déontologiques ;
− un (des) manquement(s) manifeste(s) du client à ses propres obligations, telles que décrites dans les présentes conditions générales (point 6.2.) et dans la lettre de mission ;
− en cas de concordat, procédure de dissolution ou déconfiture du client.
Les raisons qui justifient la cessation immédiate de la convention doivent être communiquées au client.
Selon les circonstances, le professionnel pourra faire précéder sa décision d’un avertissement ou d’une mise en demeure au client. Lorsqu’il met fin à la convention, le professionnel signale au client les actes juridiques urgents et nécessaires pour la sauvegarde de ses droits qui doivent être effectués et pour lesquels il avait reçu mission.
4.2. En cas de faillite du client, la convention est résolue de plein droit.
4.3. Le client peut mettre fin à la convention à tout moment, sans délai de préavis et sans indemnité, lorsque le professionnel reste manifestement en défaut d’exécuter ses obligations, telles que décrites dans les présentes conditions générales (point 6.1.) et, le cas échéant, dans la lettre de mission. Dans tous les cas, le client fera précéder sa décision d’une mise en demeure écrite au professionnel.
V. DROITS ET OBLIGATIONS DES PARTIES
6.1. Droits et obligations du professionnel
Le professionnel s’engage à apporter le plus grand soin à l’exécution des missions qui lui sont confiées, dans la mesure où les moyens réclamés à cet effet auront été mis à sa disposition.
Le professionnel exécute les missions qui lui sont confiées avec conscience, impartialité et rigueur. Il renoncera de sa propre initiative à ses missions si celles-ci risquent de porter atteinte à son indépendance, ce dont il avertira le client par écrit dans un délai raisonnable.
Il ne peut pas être tenu responsable des résultats obtenus, notamment au cas où la comptabilité du client ne serait pas étayée par des documents probants.
Le professionnel est dispensé de vérifier le caractère juste et complet des montants qui lui sont confiés par le client ou ses préposés de même que la crédibilité de tous actes, contrats, inventaires, factures et pièces justificatives de toute nature, qui lui seraient confiés ou présentés par le mandant comme documents probants ou à utiliser comme tels.
Eu égard à la sauvegarde des intérêts du client, le professionnel doit tout mettre en œuvre pour l’application des lois et règlements en vigueur au moment de l’exécution de sa mission sur base des documents qui lui ont été transmis par le client. Il ne peut être tenu responsable des fautes et erreurs professionnelles d’ordre juridique, fiscal ou comptable qui auraient pu être commises ou imputables à quiconque avant l’entrée en vigueur de la présente convention.
Il ne pourra aucunement voir sa responsabilité engagée pour des actes, déclarations et agissements de son client, des préposés de celui-ci ou de tout tiers à son bureau, de leur propre initiative et/ou à l’insu du professionnel, et qui pourraient avoir des répercussions défavorables sur l’exécution normale des missions qui lui sont confiées.
En cas de retard du mandant le professionnel ne peut être tenu responsable de la moindre sanction administrative, surtaxe et/ou intérêts.
Le professionnel, comme son(ses) mandataire(s) ou préposé(s), sont tenus au secret professionnel, conformément à l’article 58 de la loi du 22 avril 1999 relative aux professions comptables et fiscales et à l’article 32 de l’A.R. du 1er mars 1998 fixant le règlement de déontologie des experts-comptables, sous réserve cependant de l’application des dispositions de la législation et réglementation relative à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme.
Conformément à l’article 33 de la loi du 22 avril 1999 relative aux professions comptables et fiscales, le professionnel a fait couvrir sa responsabilité civile professionnelle par un contrat d’assurance approuvé par le Conseil de l’Institut des Experts-comptables et des Conseils fiscaux.
6.2. Droits et devoirs du client
Eu égard à la mission confiée, le client s’engage à respecter scrupuleusement son devoir d’information complète et son devoir de collaboration. Il doit porter à la connaissance du professionnel toute donnée, tout événement ou développement susceptible d’influencer l’exécution de la mission.
Le client doit vérifier si les documents et états produits par le professionnel correspondent à ses attentes et à l’information fournie par lui et, si ce n’est pas le cas, à en informer sans délai le professionnel.
Il doit donc veiller à ce que le professionnel reçoive en temps utile tous les renseignements, pièces et documents nécessaires ; faute de quoi, le comptable sera dégagé de toute responsabilité pour non-respect des délais impartis par les lois, règlements et accords pour l’exécution des formalités fiscales, sociales ou autres qui tombent sous le couvert de sa mission.
Pour toute la durée de la convention, et durant une période de 12 mois après la fin de celle-ci, le mandant s’engage expressément à ne prendre en service, directement ou indirectement, aucun membre du personnel ou collaborateur indépendant du professionnel. Toute infraction à cette interdiction donnera lieu à une indemnité forfaitaire d’un montant de 15 000,00 EUR.
VI. SUSPENSION DE L’EXÉCUTION DES OBLIGATIONS
En cas d’inexécution, de mauvaise exécution ou d’exécution tardive, par le client, d’une ou de plusieurs de ses obligations, par exemple en cas de non-paiement des honoraires ou acompte(s), conformément à l’article 7 ci-dessous, le professionnel est en droit de suspendre ou de différer l’exécution de ses obligations jusqu’à ce que le client ait satisfait aux siennes. Le professionnel en informe le client par écrit.
Si, après le début de la suspension ou du report d’exécution, des actes juridiques urgents et nécessaires pour la sauvegarde des droits du client doivent être effectués, et pour lesquels le professionnel avait reçu mission, il le signale au client. Tous les frais et les charges résultant de la suspension ou du report sont à la charge du client. Le professionnel a droit en toutes circonstances au paiement des honoraires et frais relatifs aux prestations déjà exécutées.
VII. RESPONSABILITÉ
Le professionnel est seul responsable de l’application des règlements administratifs et légaux, doctrine et jurisprudence, en vigueur au jour de l’exécution de la mission. Il est demandé au professionnel de communiquer ses remarques au mandant, autant que possible par écrit.
Le professionnel ne peut être tenu responsable des frais transmis par le client et qui ne sont pas directement en relation avec l’activité professionnel du mandant. Il n’appartient pas au professionnel de faire la distinction entre frais professionnels et frais privés.
La responsabilité globale (qu’elle soit contractuelle, extracontractuelle ou autre) du professionnel pour l’exécution de la mission sera toujours limitée au montant ou aux montants au(x)quel(s) donne droit l’assurance responsabilité professionnelle souscrite par le professionnel, en ce compris le risque propre qui lui incombe éventuellement conformément à ladite assurance.
Dans l’hypothèse où, pour une quelconque raison, l’assureur ne procède à aucune indemnisation, toute responsabilité sera limitée à 5 fois le montant facturé pour l’exécution de la mission concernée. Lorsqu’il s’agit d’une mission récurrente, ce multiple s’appliquera au montant des honoraires facturés au client durant une période de douze mois précédant le fait générateur de dommage, ou depuis le début de la mission si cette période est inférieure à un an.
Ces limitations s’appliquent également aux revendications qui seraient dirigées du chef de l’exécution de la mission contre toutes les personnes, associés, dirigeants et/ou collaborateurs indépendants, qui ont la qualité d’assuré au sens du contrat d’assurance.
Elles ne s’appliqueront pas dans le seul cas où la responsabilité découle d’une faute commise avec intention frauduleuse ou dans l’intention de nuire. Par conséquent, ces limitations s’appliqueront expressément à toute responsabilité découlant de toute autre faute dont le professionnel, ses associés, dirigeants et/ou collaborateurs indépendants seraient responsables.
Lorsque qu’il apparaît que deux ou plusieurs cas de dommages résultent d’une même faute, ils seront considérés comme ne constituant qu’un seul cas de responsabilité, et la responsabilité sera par conséquent limitée au montant le plus élevé de ceux s’appliquant aux missions ou aux conventions concernées.
Sauf disposition légale impérative contraire, les dommages résultant (a) d’une perte de profit, de goodwill, d’opportunités commerciales ou d’économies ou avantages escomptés, (b) de la perte ou de la corruption de données ni (c) de pertes ou dommages indirects ne donneront lieu à aucune indemnisation.
VIII. DÉLÉGATION
Le professionnel peut, sous sa propre autorité, faire ou laisser exécuter totalement ou partiellement les missions découlant de cette convention par ses mandataires ou préposés, à l’exception des missions relatives à la représentation du mandant, pour lesquelles seules les personnes détentrices d’une procuration peuvent intervenir.
IX. PROCURATION
Le mandant procure, par document séparé, une procuration au professionnel afin de pouvoir signer les documents légaux qui doivent être introduits dans le respect de diverses dispositions légales. Par la présente le professionnel reçoit également le pouvoir de solliciter des informations auprès des tiers qui ont un rapport direct avec les obligations résultant de cette mission
X. LOI ANTI-BLANCHIMENT
Le mandant reconnaît être au courant que le professionnel est soumis à la législation relative à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux (loi du 11 juin 1993 et du 18 janvier 2010).
A cette fin, le mandant communiquera une copie des cartes d’identités des dirigeants et actionnaires de la société. Si les dirigeants sont une personne morale, le mandat communiquera les statuts de ces sociétés ainsi qu’une copie de la carte d’identité du représentant permanent de la personne morale.
Le mandant s’engage à fournir au professionnel l’information demandée et à le tenir informé en temps opportun de toute modification de ces informations et documents. Dans le cas où l’information ou les documents n’étaient pas fournis de manière satisfaisante en réponse à la demande du professionnel endéans un délai raisonnable, celui-ci pourrait dans certaines circonstances ne pas être en mesure de prester ou de continuer la prestation des services.
XI. ANTI-CORRUPTION
Les parties s’engagent à respecter toutes les lois et les règlements applicables qui proscrivent, interdisent ou pénalisent des actes de corruption et des actes criminels ou délictuels connexes, dans toutes leurs transactions ou relations, que ce soit en rapport avec la présente convention et les services prestés dans la cadre de le présente convention ou autrement, sous quelque forme que ce soit et de quelque manière que ce soit.
Les parties transmettront les obligations visées ci-dessus à leurs employés et administrateurs, et garantiront que les tierces parties impliquées dans l’exécution de la présente convention ou dans l’exécution d’un projet faisant partie de la présente convention, sont tenues contractuellement par les obligations visées ci-dessus.
Par conséquent, nous ne serons en aucun cas responsable au titre d’un quelconque dommage découlant de quelque manière que ce soit d’actes ou d’omissions frauduleux ou négligents, de fausses déclarations ou de défaillances de la part du mandant, de ses représentants, employés, administrateurs, contractants, ou mandataires, de la part d’une quelconque entité liée au mandant et de ses représentant, employés, administrateurs, contractants ou mandataires, ni de la part d’une partie tierce quelconque.
Toutefois, lorsque cela est requis par les dispositions légales, les règles professionnelles applicables ou la lettre de mission, nous nous efforcerons d’organiser notre travail de manière à avoir un espoir raisonnable de déceler toute inexactitude importante dans les rapports financiers ou dans la comptabilité du mandant (en ce compris, toute inexactitude importante résultant de fraude, d’erreur ou de non-conformité aux lois et règlements), quoiqu’il ne puise être attendu de notre travail qu’il révèle toute les inexactitudes importantes ou tous les cas de fraude, d’erreur ou de non-conformité susceptible d’exister.
XII. TRANSMISSION ELECTRONIQUE DES DONNÉES.
Au cours de la prestation des services, les parties peuvent communiquer entre elles par voie électronique. Il est cependant impossible de garantir que la transmission électronique de données est totalement sûre, exempte de virus ou d’erreur, et partant, de telles transmissions peuvent être interceptées, altérées, perdues, détruites, retardées, ou rendues inutilisables. Les parties reconnaissent par la présente qu’aucun système ou procédure ne peut totalement écarter de tels risques.
Les parties confirment par la présente qu’elles acceptent ces risques, autorisent dûment l’utilisation des communications électroniques et conviennent d’utiliser tous les moyens disponibles et appropriés pour détecter les virus les plus répandus préalablement à l’envoi d’informations par la voie électronique. Chaque partie sera responsable de la protection de ses propres systèmes et intérêts en matière de communications électroniques, et aucune des parties ne sera tenue responsable, de quelque manière que ce soit, tant sur une base contractuelle que sur une base pénale, en ce compris la négligence, ou sur toute autre base, de toute perte, erreur ou omission résultant de l’utilisation de communications électroniques entre les parties.
XIII. HONORAIRES
7.1. Fixation des frais et honoraires
Les frais et honoraires sont fixés conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, applicables au professionnel, et comme prévu dans la lettre de mission, dont les présentes conditions générales font partie intégrante.
Les frais et honoraires sont dus au fur et à mesure de la réalisation des prestations au bénéfice du client, même si la mission n’est pas nécessairement terminée.
7.2. Conditions de paiement
Nos factures sont payables au COMPTANT, sauf conventions contraires.
Chaque année, en janvier, le montant des prestations sera indexé sur base de la variation de l’indice moyen des prix à la consommation.
Toute facture NON PAYEE à l’échéance portera dès ce moment, de plein droit et sans mise en demeure, intérêt de 6 % l’an.
En cas de non-paiement injustifié d’une facture à son échéance, c’est-à-dire dans les trente jours qui suivent la facturation, le montant de celle-ci est majoré de plein droit de 15 % avec un minimum de 25 € ceci indépendamment des intérêts de retard.
7.4. Contestation d’état de frais et honoraires
Toute contestation de sommes réclamées doit parvenir par écrit à l’adresse du cabinet du professionnel dans un délai de 15 jours à compter de la date d’envoi de la note d’honoraires. Après expiration de ce délai, la créance est considérée comme définitive et son montant incontestablement dû.
En cas de contestation entre les parties, ou de poursuites en paiement, exclusivement les tribunaux de Bruxelles et à la justice de Paix du Canton de Bruxelles sont seuls compétents.